Как выбрать правильный тип финансового документа: Выдача в подотчет или Закупка у поставщика?

Термины

Расходы или затраты - осуществленные расходы денежных средств, связанные с хозяйственной деятельностью подразделения

Например, руководитель службы доставки оплатил расходы на ГСМ, командировочные и выплатил заработную плату доставщикам

Подотчетное лицо -  физическое лицо, сотрудник подразделения, получающий деньги для их дальнейшего расходования на закупки или выдачу заработной платы

Например, руководитель приемной получил 100 000 руб. от кассира центрального штаба для выплаты заработной платы сотрудникам, для оплаты услуг и так далее. Эта операция отражается выдачей в подотчет, а остаток денежных средств, числящихся за руководителем приемной, увеличился на 100 000 руб.

Выдача в подотчет - это осуществленный факт передачи денежных средств от одного физического лица другому. Передача средств возможна как лично из рук в руки, так и дистанционно, путем перевода через банк или платежную систему. Переданные в подотчет средства числятся за сотрудником, пока он не отчитается об их расходе

Если сотрудник имеет полномочия получить денежные средства в подотчет, то у него должна быть возможность за них отсчитаться посредством системы. Т.е. сотрудник должен иметь доступ к подсистеме Финансовый отчет
Иначе, за него должен отсчитаться другой сотрудник, например, руководитель или бухгалтер (кассир) вышестоящего подразделения, имеющий соответствующие права в системе

В системе, выдачу в подотчет заносит сотрудник, передающий денежные средства. Проведенный документ принимает статус Находится на утверждении. Сотрудник, получивший денежные средства, видит в своём Финансовом отчете приход подотчетной суммы, проведенный передающим сотрудником, и должен принять эту сумму, т.е. подтвердить факт получения средств, выполнив соответствующую команду Принять

Таким образом, если сотрудник передал денежные средства, а принимающий не принял эту сумму, то для передающего сотрудника в системе не произошло списание денежных средств из его кассы и он по-прежнему должен за них отчитаться

Часто причиной такой ситуации является случай, когда кассир выдает в подотчет денежные средства сотруднику, который не имеет доступа к системе Финансовый отчет. Например, выдача денежных средств водителю. Как указано выше, кассир в этой ситуации должен либо сам отчитаться за водителя, если у него есть такие права, либо заносить в систему уже осуществленные расходы водителя (гсм, мойка, стоянка) в своём Финансовом отчете

Связанные статьи