Бюджетирование ГУП СО «Фармация» в программном продукте «1C:ERP Управление производственным предприятием 2.0»

СОДЕРЖАНИЕ
1. ОСНОВНЫЕ ОБЪЕКТЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ
1.1. Модель бюджетирования
1.2. Центры финансовой ответственности
1.3. Статьи движения денежных средств
1.4. Статьи и показатели бюджетов
1.5. Нефинансовые показатели
1.6. Сценарий бюджетирования
1.7. Виды бюджетов
1.7.1. Сбор потребности
1.7.2. Операционные бюджеты
1.7.3. Итоговые бюджеты
1.8. Экземпляры бюджетов
1.9. Бюджетные отчеты
1.10. Правила получения фактических данных
2. НАСТРОЙКА БЮДЖЕТНОГО ПРОЦЕССА
2.1. Управление бюджетным процессом
2.2. Шаги бюджетного процесса
2.3. Бюджетные задачи
3. БЮДЖЕТНЫЙ ПРОЦЕСС
3.1. Этап Сбор потребности
3.1.1. Ввод потребности от ЦФО
3.1.2. Утверждение потребности
3.2. Этап Бюджеты на месяц
3.2.1. Создание проектов
3.2.2. Утверждение проектов
3.2.3. Создание бюджетов на месяц
3.2.4. Утверждение бюджетов на месяц
3.2.5. Установка лимитов расхода ДС
3.3. Этап Бюджеты на год
3.3.1. Создание бюджетов на год
3.3.2. Утверждение бюджетов на год

ОСНОВНЫЕ ОБЪЕКТЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

Модель бюджетирования

Под моделью бюджетирования понимается несколько взаимосвязанных бюджетов, между показателями которых организована оперативная зависимость. Бюджетная модель определяет шаги бюджетного процесса, которые задают регламент планирования и контроля по используемым в модели видам бюджетов.
Для работы с моделями бюджетирования используется список из раздела Бюджетирование – Модели бюджетирования. При создании бюджетной модели ГУП СО «Фармация» настроено использование подразделений как сквозных аналитик, а также заполнение лимитов расхода денежных средств. Указан сценарий заполнения «Месячный бюджет» и расходные статьи бюджета движения денежных средств с аналитикой по статьям движения денежных средств.
Для реализации функции утверждения бюджетов в рамках модели установлен флаг «Утверждение бюджетов». В этом случае в документе {*}Экземпляр бюджета* (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/id2ecced6b-c992-4343-90e6-86203445789b/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a) включается использование статусов, а в рамках бюджетного процесса появляется действие Утверждение бюджетов.
Статус и Период действия модели определяют её использование в интервале планирования.
В рамках бюджетной модели настраиваются {*}Виды бюджетов* (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/id63248638-6076-44b5-b67b-061ca5934957/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a) и Шаги бюджетного процесса.

Центры финансовой ответственности

Роль центров финансовой ответственности (ЦФО) выполняют подразделения из справочника Структура предприятия. Основной их задачей является ввод плановых данных в Экземпляр бюджета по специально подготовленным для каждого ЦФО видам бюджета.
Правила заполнения и утверждения плановых данных, при которых задачи делегируются конкретным подразделениям и исполнителям, настраиваются Шагами бюджетного процесса в Бюджетирование – Управление бюджетным процессом или в самой модели бюджетирования.

Статьи движения денежных средств

Для классификации операций с денежными средствами используются статьи движения денежных средств, позволяющие провести анализ источников расходования и поступления денежных средств. Статьи заносятся в справочник Статьи движения денежных средств в разделе Финансы – Настройки и справочники.
Предполагается их использование в качестве аналитики к аналогичным статьям бюджета движения денежных средств из справочника Статьи бюджетов.

Статьи и показатели бюджетов

Статьи и показатели бюджетов являются основными составляющими структуры бюджетов. Для работы с ними используется раздел Бюджетирование – Настройки и справочники – Статьи бюджетов и Показатели бюджетов.
Показатели бюджетов – это остаточные показатели.
Статьи бюджетов формируются из оборотов и оказывают влияние на другие статьи бюджетов или на показатели бюджетов. При этом обороты одной статьи могут изменять несколько других статьей или остаточных показателей бюджетов.
В разделе Бюджетирование осуществляется планирование оборотов по статьям бюджетов и оценка результата их влияния на показатели бюджетов. Показатели бюджетов являются расчетными значениями суммы фактических остатков на начало периода и запланированных оборотов.
Влияние статей бюджетов на другие статьи определяется через формулы автозаполнения и производные показатели при настройке структуры видов бюджетов.
Общая для всех статей бюджетов аналитика – подразделение (ЦФО), она определена бюджетной моделью. Подразделение будет указываться в шапке документа Экземпляр бюджета. Каждая статья и показатель бюджетов могут иметь до шести дополнительных аналитик, виды которых выбираются из настраиваемого списка. Добавить новый разрез аналитики можно в разделе Бюджетирование – Настройки и справочники – Аналитики статей бюджетов.
На ГУП СО «Фармация» введены статьи бюджетов для БДДС и БДР. В качестве показателей бюджета для БДДС введен показатель остатков денежных средств в кассах и на расчетных счетах, показатель денежных средств на депозитных счетах.
Между статьями и показателями бюджетов настроена связь в контекстном меню Влияющие статьи показателя бюджетов. Для показателя остатков денежных средств в кассах и на расчетных счетах статьи бюджетов, предназначенные для отражения поступления денежных средств, увеличивают его целевое значение, статьи бюджетов выбытия денежных средств уменьшают его. Для показателя денежных средств на депозитных счетах статья бюджетов «Поступление по депозитам» увеличивает его целевое значение, статья бюджетов «Выбытие по депозитам» уменьшает его.

Нефинансовые показатели

Вид бюджетного показателя для планирования и план-фактного контроля нефинансовых показателей: цен, численности, площадей, норм, шкал коэффициентов и прочего.
Нефинансовые показатели позволяют рассчитывать зависимые Статьи бюджетов по заданным планируемым значениям.
Аналитика Нефинансового показателя задается аналогично статьям бюджетов (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/id51d96c89-212e-42dd-835d-93b7eb6c0f5a/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a), показатель может быть коэффициентом, денежным и количественным. В случае ГУП СО «Фармация» используются коэффициенты.
Для ввода значений Нефинансовых показателей используется документ {*}Установка значений нефинансовых показателей* (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/id569f5717-7573-420d-9dc4-41d393c92b5e/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a), который может заполняться по одному или нескольким показателем по настроенному шаблону (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/id67d738aa-0fe8-4b90-b147-7f6bd5ad63af/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a), задающему структуру документа (расположение аналитик и показателей по шапке, строкам и колонкам документа). Значения показателей на ГУП СО «Фармация» вводятся вручную.
Предполагается использование следующих нефинансовых показателей:

Наценка, НДС – наценка и НДС по выручке от медикаментов (кроме розницы) и услуг госпрограмм. В качестве аналитики используются Статьи ДДС, настроен один шаблон для ввода сразу двух показателей;
Наценка розница, НДС розница – наценка и НДС по выручке от медикаментов в рознице, настроен один шаблон для ввода сразу двух показателей;
Процент инкассации – для автоматического расчета Инкассации в БДР и БДДС от выручки по статье ДДС «Медикаменты розница»;
Процент начислений на ФОТ – для автоматического расчета начислений на ФОТ от ФОТ в БДР;
Средняя цена с НДС – для автоматического расчета суммы потребности в соответствующих отчетах и экземплярах бюджетов;
Сценарий – показатель, созданный для автоматического заполнения статей бюджетов по данным бюджетирования в экземплярах бюджетов по разным условиям в зависимости от указанного сценария.

Сценарий бюджетирования

Сценарий является дополнительным разделителем данных, что позволяет создавать разные версии планов. Предполагается использование трех сценариев: Проект, Месячный бюджет, Годовой бюджет.
Также существует предопределенный сценарий Фактические данные, по которому в отчетах выводятся фактические значения по заранее настроенным источникам в каждой статье бюджетов.

Виды бюджетов

Вид бюджета представляет собой иерархическую структуру объединенных в группы статьей и показателей бюджетов, а также их аналитик.
Вид бюджета состоит из 2-ух видов по цели использования:

Для табличного ввода плана в документе Экземпляр бюджета (с отметкой Использовать для ввода плана);
Для построения бюджетных отчетов требуемой структуры (без отметки Использовать для ввода плана).

Для работы с видами бюджетов используется справочник Виды бюджетов раздела Бюджетирование – Настройки и справочники.
Формирование структуры вида бюджета осуществляется добавлением в него элементов оформления, таблиц, группировок, формул, статей и показателей, аналитик, нефинансовых показателей.
На ГУП СО «Фармация» по статьям в структуре вида бюджета настроен суммовой режим отображения и ввода данных, но есть и исключения где используется количественный режим (бюджеты, в которых настроен автоматически расчет на основании других ячеек или других статей бюджетов).
Отметка Обратный знак в статье бюджета или в формуле группы указывает на то, что обороты по данной статье или группе будут вычитаться при получении итога по группе.
Также во всех видах бюджетов настроено Оформление, для отображения в экземплярах бюджетов и отчетах чисел с двумя знаками после запятой.
Важно! Прежде чем редактировать виды бюджетов нужно сначала удалить оформление.

Сбор потребности

Для удобства сбора потребности в материалах на предприятии создана группа бюджетов Сбор потребности. Она состоит из вида бюджета для ввода количества требуемой номенклатуры каждым ЦФО и вида бюджета для вывода отчета по суммарной потребности.
Вид бюджета Ввод потребности от ЦФО имеет следующие особенности:

Для удобства использованы вспомогательные статьи бюджетов из папки Сбор потребности, в которых ЦФО вводят количество требуемой номенклатуры;
Для статей бюджетов настроены аналитики подразделений и номенклатуры;
Для статей бюджетов настроено автозаполнение по данным предыдущего месяца.

Вид бюджета Отчет по суммарной потребности имеет следующие особенности:

Показывает введенные ЦФО данные;
Для автоматического расчета сумм по каждой позиции использованы производные показатели, в которых указаны источники и метод расчета;
Сумма без НДС вычисляется путем вычета из суммы с НДС ставки 18%.

Консолидируется вся потребность в специальном виде бюджета Отдел снабжения и обслуживания предприятия (БДР по потребностям), в котором настроено автозаполнение по данным от ЦФО, а также автоматический расчет суммы на основании нефинансового показателя Средняя цена с НДС. Вид бюджета располагается в группе Операционные бюджеты в папке соответствующего подразделения и является частью его бюджета доходов и расходов.

Операционные бюджеты

На ГУП СО «Фармация» для каждого ЦФО с целью удобства и предотвращения ошибочного ввода составлены собственные виды бюджетов с разными статьями бюджетов и их аналитиками для ввода плановых данных. Данные бюджеты находятся в папке Операционные бюджеты. При этом БДР и БДДС совмещены в один бюджет. Для этого в виде бюджетов используется элемент Таблица с типом «Сложная таблица».
Для каждой статьи в данных видах бюджетов настроено автозаполнение по трем сценариям:

Если сценарий Проект, то автозаполнение происходит по данным прошлого месяца по сценарию Месячный бюджет;
Если сценарий Месячный бюджет, то автозаполнение происходит по данным текущего месяца по сценарию Проект;
Если сценарий Годовой бюджет, то автозаполнение происходит по данным месяцев прошлого года по сценарию Месячный бюджет.

Важно! Данная настройка используется практически во всех видах бюджетов, но есть исключения (бюджеты, в которых настроен автоматически расчет на основании других ячеек или других статей бюджетов).
Также для каждого ЦФО созданы виды бюджетов для вывода отчетов отдельно по БДР и БДДС. В данных видах бюджетов использовалась таблица с типом «Показатели в строках». При вводе плана ЦФО должен ориентироваться на эти отчеты, чтобы вводить данные в соответствии с годовым планом. Помимо этого ЦФО может посмотреть анализ по разным сценариям. Также в этих отчетах на статьях бюджетов, которые заполняет не один ЦФО, настроен Отбор по подразделениям.
Рассмотрим особенности видов бюджетов с исключениями.
Бюджет Отдел оптовых продаж:

В группе Выручка от реализации товаров и Выручка от реализации услуг Госпрограмм вводятся данные в колонку Сумма с НДС с количественными статьями, на их основании суммовые статьи в колонке Сумма БДР без НДС рассчитываются автоматически с вычетом НДС;
В группе Себестоимость товаров и Себестоимость услуг Госпрограмм суммовые статьи в колонке Сумма БДР без НДС рассчитываются автоматически на основании статей этой же колонки в группе Выручка от реализации товаров и Выручка от реализации услуг Госпрограмм с вычетом Наценки;
В группе Себестоимость товаров количественные статьи в колонке Сумма БДДС с НДС рассчитываются автоматически на основании статей колонки Сумма с НДС с вычетом Наценки, эти данные будут использоваться справочно в отчете Отдела управления ассортиментом по БДДС.

Бюджет Отдела снабжения и обслуживания предприятия:

В группе Потребность заполняется только колонка БДДС, для ввода БДР создан отдельный вид бюджета (описан в разделе 1.7.1.Сбор потребности).

Бюджет по Заработной плате:

Вид бюджета принадлежит Планово-экономическому отделу, но данные по нему будут вводиться в разрезе Бухгалтерии, т.к. это подразделение создает заявки на расходование денежных средств по данным статьям ДДС;
В группе Заработная плата в БДР статья Начисления на ФОТ БДР вынесена в отдельную колонку и для нее настроено автозаполнение на основании статьи ФОТ БДР и нефинансового показателя, выведенного в начале бюджета;
В группе Заработная плата в БДДС для статьи Начисления на ФОТ настроено автозаполнение при сценарии Проект данными статьи Начисления на ФОТ БДР по предыдущему месяцу по сценарию Месячный бюджет.

Бюджет Управление аптечной сетью:

В первой таблице вводится сумма по статье в колонке БДДС с НДС, все остальные статьи рассчитываются на основании нее автоматически;
Количественная статья колонке с НДС без Наценки рассчитывается с вычетом наценки и будет использоваться справочно в отчете Отдела управления ассортиментом по БДДС;
Статья в колонке БДР выручка рассчитывается с вычетом НДС;
Статья в колонке БДР себестоимость рассчитывается на основании статьи в колонке БДР выручка с вычетом наценки (БДР выручка уже без НДС);
Статья в колонке Инкассация БДР рассчитывается с вычетом Процента по инкассации;
Статья в колонке Инкассация БДДС рассчитывается с вычетом Процента по инкассации.

Итоговые бюджеты

Кроме операционных бюджетов созданы общие виды бюджетов, которые будут использоваться для отчета, это Бюджет движения денежных средств (БДДС) и Бюджет доходов и расходов (БДР) в папке Итоговые бюджеты, они будут консолидировать все данные в рамках данной модели бюджетирования по выбранному сценарию или нескольким сценариям.
В БДДС для показателя денежных средств в кассах и на расчетных счетах и показателя денежных средств на депозитных счетах используется два значения: начальный остаток (в начале бюджета), конечный остаток (в конце бюджета).
Анализ по сценариям и план-фактный анализ в БДР и БДДС достигается указанием в группе, подчиненной периоду, двух сценариев и формулы расчета с типом Отклонение.
Для анализа данных БДР и БДДС создан вид бюджета Анализ БДР и БДДС.

Экземпляры бюджетов

Экземпляр бюджета предназначен для ввода плановых значений по {*}Виду бюджета* (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/id63248638-6076-44b5-b67b-061ca5934957/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a) с отметкой Использовать для ввода плана за определенный период в разрезе сценария и подразделения (ЦФО).
Документ является основным инструментом для установки значений по {*}Статьям бюджетов* (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/id51d96c89-212e-42dd-835d-93b7eb6c0f5a/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a) с детализацией до аналитики (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/id857bff9e-b96e-4c2c-95c3-f74af3b54e2e/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a).
Дата документа и вносимых им планов или изменений планов используется в бюджетных отчетах (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/idcfd147d1-a677-4c85-8cc1-4f31f31f8ba8/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a), позволяя получать различные версии бюджета на дату актуальности отчета.
Документ может находиться в различных статусах (Отклонен, В подготовке, На утверждении, Утвержден).
Для администратора бюджетного процесса редактирование документа возможно во всех статусах, кроме Утвержден, а для участника бюджетного процесса (ЦФО) только в статусах В подготовке или Отклонен.
Плановые данные бюджетов в отчетах формируются во всех статусах, кроме Отменен.
В бюджетных отчетах (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/idcfd147d1-a677-4c85-8cc1-4f31f31f8ba8/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a) существует настройка отбора данных с учетом статуса документов, что позволяет анализировать влияние еще не утвержденных документов и/или документов в подготовке на сводный план.
Экземпляр бюджета имеет 2 режима заполнения:

Редактировать списком – статьи бюджетов и их аналитика выводятся в строки, в данном режиме выбирается необходимая аналитика, заполняются суммы, указываются примечания;
Табличный ввод – статьи бюджетов и их аналитика представлены в виде таблицы, в данном режиме нельзя выбрать необходимую аналитику, можно заполнять суммы или редактировать их, указывать примечания.

Бюджетные отчеты

Рабочее место Бюджетирование - Бюджетные отчеты используется для просмотра отчетов, формируемых по видам бюджетов.
Бюджетный отчет строится по виду бюджета по указанным в настройках отчета периоду, сценарию, подразделениям. Отборов по сценарию, подразделению может не быть, если они указаны в виде бюджета явным образом.
Выбор даты актуальности в настройках отчета позволяет получать различные версии плановых данных с учетом вносимых корректировок. Например, в январе введен бюджет на март (в документе Экземпляр бюджета указана дата в январе, а период планирования - в марте), в феврале в него внесены корректировки (в документе Экземпляр бюджета указана дата февраль, а период планирования — в марте), тогда отчет с датой актуальности январь покажет в плане на март первоначальные суммы плана, а с датой актуальности в феврале - другие, с учетом корректировок.

Правила получения фактических данных

Правила получения фактических данных для статей и показателей бюджетов представляют собой механизм отбора данных из системы и сопоставления их в разрезе настроенных аналитик. Правила настраиваются в рабочем месте Бюджетирование - Правила получения фактических данных или из контекстного меню карточки статьи и показателя бюджетов.
Раздел источника данных определяет, какие источники будут использоваться для получения фактических данных.
Предполагается, что на ГУП СО «Фармация» для статей бюджетов в качестве раздела источника данных будет использоваться Оперативный учет. Источниками являются обороты по Хозяйственным операциям движения денежных средств с отбором по аналогичной Статье движения денежных средств или Статье расходов.
Для показателей бюджетов выбран раздел Регламентированный учет, источниками данных являются обороты по счетам соответствующего плана счетов. Для показателя остатков денежных средств в кассах и на расчетных счетах дебетовое сальдо по соответствующим 50 и 51 счетам, для показателя денежных средств на депозитных счетах сальдо по счету 55.03.
Раздел Произвольные данные позволяет настроить произвольную схему получения фактических данных с помощью компоновки данных.
Дополнительный отбор позволяет ограничить получаемые данные источника.
Фактические данные подгружаются в систему бюджетирования на периодической основе, а получаются в бюджетных отчетах запросами из источников данных.
Существует контекстный отчет Фактические данные, который показывает результат отработки настроек.

НАСТРОЙКА БЮДЖЕТНОГО ПРОЦЕССА

Управление бюджетным процессом

Управление бюджетным процессом применяется при использовании большого количества Видов бюджетов (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/id63248638-6076-44b5-b67b-061ca5934957/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a) и сотрудников, вовлеченных в процесс их заполнения.
Рабочее место предназначено для анализа шагов процесса. Полученный план исполнения шагов и возможные конфликты, заложенные при назначении нормативных сроков исполнения, контролируется с помощью диаграммы Ганта. На диаграмме выделяются визуально ситуации пересечения заданных сроков исполнения шагов, то есть потенциальных конфликтов, при которых выполнить задачу в поставленные сроки невозможно. Например, процесс планирования бюджета на следующий месяц не будет завершен к началу месяца.
На основе расписания, заданного в шагах процесса, системой автоматически создаются {*}Задачи бюджетного процесса* (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/idf558bdb2-edb0-4fc3-be42-aea11e3559c1/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a) на соответствующих исполнителей. Так же возможно создание новых задач на основании {*}Шагов бюджетного процесса* (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/id42dbf81d-f2b4-4089-9b59-c5632b5845d7/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a), минуя регламентное расписание.
Существует возможность создавать задачи на других сотрудников на основании своей задачи и отслеживать их исполнение.
В процессе исполнения шагов бюджетного процесса контролируется ход работ с помощью план-фактного анализа с помощью настроенных бюджетных отчетов.
Анализ исполнения нормативных сроков контролируется с помощью отчета Статистика по выполнению задач бюджетного процесса (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/idba49d622-3ff0-4f5b-8d25-361d1c7e2ad4/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a) в разделе Бюджетирование – Отчеты по бюджетированию
Отчет Текущие задачи вызывается из рабочего места Управление бюджетным процессом и показывает все открытые задачи по выбранной Модели бюджетирования (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/idef78516f-47dc-4771-9ea6-2d8f801c0b1f/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a).
Место Управление бюджетным процессом содержит в себе следующие варианты отчета:
Обзор бюджетного процесса - Вариант отчета служит для просмотра всех этапов бюджетного процесса. При выборе этого варианта можно указать только период, соответствующий периодичности Модели бюджетирования (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/idef78516f-47dc-4771-9ea6-2d8f801c0b1f/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a). Если этапы выходят за период отчета, но относятся к данному периоду - такие этапы все равно будут включены в отчет. Например, когда этап начинается за несколько дней до периода.
Задачи по периодам - В отчет включаются все Задачи бюджетного процесса (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/idf558bdb2-edb0-4fc3-be42-aea11e3559c1/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a), период выполнения которых входит в период отчета. Отчет сгруппирован по периодам, к которым относятся задачи.
Задачи по исполнителям В отчете отображаются все задачи, период выполнения которых входит в период отчета. Отчет сгруппирован по исполнителям и позволяет оценить загрузку персонала, задействованного в бюджетном процессе.
Кроме варианта отчета требуется выбрать Показатели отчета:

План – отображаются только планируемые к выполнению шаги бюджетного процесса;
Факт – отображаются только фактически сформированные задачи;
План-факт – отображаются и планируемые и фактические задачи;

Отображать прогноз – дополнительно к фактически сформированным отображаются задачи, которые будут сформированы с учетом текущих задержек.

Шаги бюджетного процесса

Бюджетный процесс – определенная Моделью (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/idef78516f-47dc-4771-9ea6-2d8f801c0b1f/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a) бюджетирования последовательность шагов с заданными порядком исполнения по датам начала работ, а также срокам, установленным для составления и утверждения бюджетов и проведения план-фактного анализа.
Шаг бюджетного процесса представляет собой задачу с указанным действием, которая планируется на ответственного исполнителя с учетом параметров, настроенных для выбранного вида бюджета (подразделение, сценарий и т.п.).
На ГУП СО «Фармация» для участника бюджетного процесса (ЦФО) используется действие Ввод экземпляра бюджета, выбран вид бюджета данного ЦФО, сценарий, подразделение и виды бюджета для отчетов по БДР и БДДС.
Для администратора бюджетного процесса используются действия Ввод экземпляра бюджета (указаны необходимые виды бюджетов, сценарии, подразделения), Утверждение бюджетов (указано на каких шагах утверждать созданные экземпляры бюджетов, указаны виды бюджетов для итоговых отчетов по БДР и БДДС), Установка лимитов расхода ДС (указано для каких подразделений необходимо создать документ установки лимитов расхода денежных средств).
Шаги бюджетного процесса группируются в Этапы процесса (группы), которые задают способ выполнения задач: последовательно или параллельно.
Этапы бюджетного процесса являются повторяемыми и имеют настройку последовательности: последовательно, параллельно; настройку периодичности: неделя, месяц, квартал, полугодие, год; а также настройку времени создания задач, например, за 5 календарных дней до начала периода или через 3 рабочих дня после завершения периода. Кроме того, группы могут быть вложены друг в друга и при этом содержать настройку периодичности, например, в годовой группе находятся группы по кварталам, а в них группы по месяцам.
Для организации процесса бюджетирования на ГУП СО «Фармация» были выполнены доработки программного продукта. Для шага бюджетного процесса с действием Ввод экземпляра бюджета появилась возможность настроить Контрольные отчеты.

Бюджетные задачи

Задача бюджетирования представляет собой задание на выполнение действий по бюджетному процессу. Задача формируется как часть {*}Шага бюджетного процесса* (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/id42dbf81d-f2b4-4089-9b59-c5632b5845d7/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a), содержит ожидаемый срок и отметку о фактическом времени ее исполнения. В задаче находится ссылка на документ и отчет, которые заполняются в соответствии с настройкой действия из шага бюджетного процесса, например, документ {*}Экземпляр бюджета* (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/id2ecced6b-c992-4343-90e6-86203445789b/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a) по указанному {*}Виду бюджета* (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/id63248638-6076-44b5-b67b-061ca5934957/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a) и {*}Сценарию* (v8mnghelp://help/topics/v8config/v8cfgHelp/mdobject/ideeb11359-06f4-4bd4-a8b7-8108920fc36b/038b5c85-fb1c-4082-9c4c-e69f8928bf3a) для ввода плановых данных.
Для организации процесса бюджетирования на ГУП СО «Фармация» были выполнены доработки программного продукта.
В бюджетных задачах, созданных на основании шага бюджетного процесса с действием Ввод экземпляра бюджета, появилась возможность просматривать настроенные Контрольные отчеты.
В бюджетных задачах, созданных на основании шага бюджетного процесса с действием Ввод экземпляра бюджета и Ввод плана, запрещено выполнение задачи без созданного документа.
По мере выполнения одних задач формируются новые задачи по следующим этапам процесса. Нарушение нормативных сроков исполнения текущих задач может привести к сдвигу всех дальнейших задач.
По имеющимся задачам можно формировать связанные задачи на других исполнителей. Например, в рамках задания на утверждение бюджета можно создать поручение на корректировку проекта бюджета
В форме бюджетной задачи с действием Утверждение бюджетов изменена форма для начальника планово-экономического отдела. На вкладке Утверждаемые документы включена отметка отображения Шага бюджетного процесса, для того, чтобы видеть соответствие экземпляра бюджета подразделению.

БЮДЖЕТНЫЙ ПРОЦЕСС

Этап Сбор потребности

Ввод потребности от ЦФО

За 10 рабочих дней до начала месяца всем ЦФО формируется бюджетная задача для ввода потребности в материалах по сценарию Сбор потребности. Действия ЦФО:

Открыть задачу;
Нажать на гиперссылку Ввести экземпляр бюджета;
Согласиться с созданием нового документа;
Перейти в режим Редактировать списком;
Установить курсор на необходимую Статью бюджета;
Нажать кнопку Добавить;
Выбрать номенклатуру из папки соответствующей статье бюджета в справочнике Номенклатура из папки Для планирования;
Выбрать свое подразделение или дочернее подразделение из справочника Структура предприятия;
Указать количество номенклатуры;
Нажать кнопку Записать перед переходом на другую Статью бюджета;
Для передачи бюджета на утверждение установить в шапке статус На утверждении;
Нажать кнопку Провести и закрыть;
Нажать кнопку Выполнить в бюджетной задаче.

Утверждение потребности

После выполнения всеми ЦФО задач по вводу потребности сформируется задача начальнику Отдела снабжения и обслуживания предприятия для консолидации всей потребности (ОСиОП БДР по потребности). Действия начальника ОСиОП при этом:

Открыть задачу;
Нажать на гиперссылку Контрольные отчеты;
Сформировать отчет Суммарная потребность, согласовать данный отчет с директором или уполномоченным лицом;
Если необходима корректировка потребности, уведомить администратора бюджетного процесса, чтобы он отправил экземпляр бюджета на доработку;
Если потребность согласована нажать на гиперссылку Ввести экземпляр бюджета;
Согласиться с созданием нового документа;
Нажать кнопку Заполнить – По данным бюджетирования;
Нажать кнопку Обновить для пересчета сумм;
Нажать кнопку Провести и закрыть;
Нажать кнопку Выполнить в бюджетной задаче.

Далее сформируется задача начальнику планово-экономического отдела (администратору бюджетного процесса) для утверждения бюджета Отдела снабжения и обслуживания предприятия (БДР по потребности). Действия администратора бюджетного процесса:

Открыть задачу;
Утвердить бюджет на вкладке Утверждение бюджетов кнопкой Утвердить;
Нажать кнопку Выполнить в бюджетной задаче.

Этап Бюджеты на месяц

Создание проектов

Данный этап начинается за 5 рабочих дней до начала месяца с формирования бюджетных задач всем ЦФО для ввода своих экземпляров бюджета по сценарию Проект. Действия ЦФО при этом:

Открыть задачу;
Нажать на гиперссылку Ввести экземпляр бюджета;
Согласиться с созданием нового документа;
Если необходимо заполнить экземпляр бюджета по данным предыдущего месяца, нажать кнопку Заполнить – По данным бюджетирования, нажать Записать;
Перейти в режим Редактировать списком;
Установить курсор на необходимую Статью бюджета;
Нажать кнопку Добавить;
Указать предлагаемую Аналитику, ввести сумму в колонку БДР и БДДС, указать Примечание;
Нажать кнопку Записать перед переходом на другую Статью бюджета;
После заполнения всех нужных позиций перейти в режим Табличный ввод;
Нажать кнопку Обновить для пересчета сумм;
Нажать кнопку Провести;
Если необходимо посмотреть отчеты, нажать кнопку Провести в экземпляре бюджета, в бюджетной задаче нажать на гиперссылку Контрольные отчеты, сформировать необходимый отчет;
Для передачи бюджета на утверждение установить в шапке статус На утверждении;
Нажать кнопку Провести и закрыть;
Нажать кнопку Выполнить в бюджетной задаче.

Утверждение проектов

После этого начальнику планово-экономического отдела сформируется задача для утверждения проектов бюджетов. Его действия при этом:

Открыть задачу;
Утвердить бюджеты на вкладке Утверждение бюджетов кнопкой Утвердить;
Нажать кнопку Выполнить в бюджетной задаче.

Создание бюджетов на месяц

Далее начальнику планово-экономического отдела сформируются новые задачи, аналогичные задачам ЦФО по вводу проектов, т.е. требуется ввести бюджет по каждому ЦФО по сценарию Месячный бюджет на основании сценария Проект. Действия:

Открыть задачу;
Нажать на гиперссылку Ввести экземпляр бюджета;
Согласиться с созданием нового документа;
Нажать кнопку Заполнить – По данным бюджетирования;
Нажать кнопку Записать;
Нажать кнопку Обновить для пересчета сумм;
Установить статус На утверждении;
Нажать кнопку Провести и закрыть;
Нажать кнопку Выполнить в бюджетной задаче.

Утверждение бюджетов на месяц

После выполнения всех задач начальнику планово-экономического отдела необходимо утвердить данные экземпляры бюджетов. Его действия:

Открыть задачу;
Нажать на гиперссылку Контрольные отчеты на вкладке Утверждаемые документы;
Сформировать отчет по БДР и БДДС, при необходимости сформировать отчеты по каждому ЦФО в Бюджетирование – Бюджетные отчеты;
Согласовать бюджеты с директором или уполномоченным лицом;
При необходимости корректировки бюджетов, отправить экземпляр бюджета нужного ЦФО на доработку ЦФО кнопкой Вернуть на подготовку на вкладке Утверждение бюджетов или изменить самому;
После согласования утвердить все бюджеты на вкладке Утверждение бюджетов кнопкой Утвердить;
Нажать кнопку Выполнить в бюджетной задаче.

Установка лимитов расхода ДС

Далее формируются последние задачи для установки лимитов расхода денежных средств в подсистеме Казначейство. Действия начальника планово-экономического отдела:

Открыть задачу;
Нажать на гиперссылку Установить лимиты расхода денежных средств;
Согласиться с созданием нового документа;
Нажать кнопку Заполнить – По данным бюджетирования;
Нажать кнопку Провести и закрыть;
Нажать кнопку Выполнить в бюджетной задаче.

Этап Бюджеты на год

Создание бюджетов на год

Данный этап начинается за 30 рабочих дней до начала месяца с формирования бюджетных задач всем ЦФО для ввода своих экземпляров бюджета по сценарию Год. Действия ЦФО при этом:

Открыть задачу;
Нажать на гиперссылку Ввести экземпляр бюджета;
Согласиться с созданием нового документа;
Для заполнения данными месяцев прошлого года нажать кнопку Заполнить – По данным бюджетирования, нажать кнопку Записать;
Для редактирования данных перейти в режим Редактировать списком;
Установить курсор на необходимую Статью бюджета;
Указать предлагаемую Аналитику, ввести сумму в колонку БДР и БДДС, указать Примечание;
Нажать кнопку Записать перед переходом на другую Статью бюджета;
После заполнения всех нужных позиций перейти в режим Табличный ввод;
Нажать кнопку Обновить для пересчета сумм;
Нажать кнопку Провести;
Если необходимо посмотреть отчеты, нажать кнопку Провести в экземпляре бюджета, в бюджетной задаче нажать на гиперссылку Контрольные отчеты, сформировать необходимый отчет;
Для передачи бюджета на утверждение установить в шапке статус На утверждении;
Нажать кнопку Провести и закрыть;
Нажать кнопку Выполнить в бюджетной задаче.

Утверждение бюджетов на год

После этого начальника планово-экономического отдела сформируется задача утвердить данные экземпляры бюджетов. Его действия:

Открыть задачу;
Нажать на гиперссылку Контрольные отчеты на вкладке Утверждаемые документы;;
Сформировать отчет по БДР и БДДС, при необходимости сформировать отчеты по каждому ЦФО в Бюджетирование – Бюджетные отчеты;
Согласовать бюджеты с директором или уполномоченным лицом;
При необходимости корректировки бюджетов, отправить экземпляр бюджета нужного ЦФО на доработку ЦФО кнопкой Вернуть на подготовку на вкладке Утверждение бюджетов или изменить самому;
После согласования утвердить все бюджеты на вкладке Утверждение бюджетов кнопкой Утвердить;
Нажать кнопку Выполнить в бюджетной задаче.