Назначение

Комплекс программ предназначен для автоматизации существующего на предприятии «Регламента платежей». Он позволит отойти от бумажной технологии в формировании плана  операционного Бюджета Расходов предприятия, оформлении заявок на расходование финансовых средств и распределении финансовых средств по наличному и безналичному расчету. Применение данного комплекса обеспечит сбор факта расходования денежных средств в соответствии с Технологией бюджетного управления предприятием.

Общее описание

Программный комплекс состоит из следующих функциональных частей:

• Формирование операционного Бюджета расходов (БР)

• Регламент платежей

• Дополнение факта расходования денежных средств

• План/фактный анализ БР

Программный комплекс ориентирован на следующих пользователей: инициатор расходов (представители ЦФО отнесения затрат или исполнители затрат в случае делегирования им полномочий от ЦФО отнесения затрат), исполнитель затрат (представители ЦФО возникновения затрат), бухгалтер (кассир, бухгалтера, ответственные за платежи по направлениям), распорядитель затрат (представитель ФО), аналитик (представитель ФО). В соответствии с функциями пользователей определяются права доступа к информации

Формирование операционного Бюджета расходов (БР)

Порядок формирования операционного Бюджета расходов предприятия утвержден документом Технология бюджетного управления.  Формирование БР в программном комплексе схематично изображен на рисунке 1. Формирование проекта плана проводится снизу вверх.

Инициатор затрат может внести свою заявку на расходы в программный комплекс от своего имени с указанием статьи затрат, расшифровки затрат, исполнителя затрат (ЦФО возникновения), ЦФО отнесения затрат, суммы и предполагаемой недели оплаты. Если заявку на расходы инициатор затрат передает исполнителю в письменной форме, то исполнитель затрат вносит ее в систему для рассмотрения и будет одновременно и инициатором и исполнителем затрат. На экране «График оплаты расходов» (рис. 2) инициатор затрат видит только свои заявки на расход и как эти заявки включаются в БР исполнителя затрат, как  уверждаются ФО. В центральной части экрана – список заявок на планируемый месяц, в нижней части экрана – расшифровка общей суммы текущей заявки по неделям. Для облегчения заведения заявок в программный комплекс предусмотрен ввод заявки по шаблону (по образу заявки из прошлых периодов).

Исполнитель затрат на экране «Бюджет расходов» (рис. 3) формирует свой бюджет. Он может использовать фильтры. Используя фильтр по ЦФО ответственности, он видит все заявки, в которых  выступает в качестве ЦФО-исполнителя затрат. На заявках, включаемых в бюджет, исполнитель затрат ставит отметку «Включить» или «Отклонить», в нижней части экрана отображается общая сумма по статье расхода по включенным в бюджет заявкам  по плану, сумма по плану прошлого месяца, факт прошлого месяца. В этот момент заявки с отметками «Влючить» попадают в проект бюджета предприятия.  После обработки всех поступивших заявок исполнитель затрат ставит отметку «Проект сформирован». Установив фильтр по ЦФО затрат, исполнитель затрат может увидеть все заявки, в которых он выступает в качестве ЦФО отнесения затрат, то есть видит как формируется бюджет его подразделения, приняты ли его заявки в бюджет планируемого месяца.

Экран «Консолидированный бюджет» (рис. 4) предназначен для работы ФО по составлению и корректировке плана расходов. В верхней части экрана  расположен проект бюджета расходов и суммы с учетом корректировки по статьям, каждая статья расшифровывается по ЦФО отнесения затрат в средней части экрана, внизу по ЦФО по данной статье представлен список заявок на расход. По кнопке «Мониторинг» отслеживается какие исполнители затрат подготовили свои бюджеты, а какие – нет. После готовности всех исполнителей ФО утверждает проект плана БР по кнопке «Проект БР». В этот момент проектные суммы переходят в поля сумм с учетом корректировки как основа для дальнейшей работы, а проектные суммы более изменять нельзя. После защиты бюджета исполнители проводит корректировку конкретных заявок и ставят отметку «Корректировка завершена». После защиты бюджета ФО проставляет отметку «Утвердить бюджет». Дальнейшая правка становится невозможной

Регламент платежей

Порядок оформления заявок на расходование денежных средств в программном комплексе представлен в виде схемы на рисунке 5.

Исполнитель затрат оформляет заявку на платеж (рис. 6), в которой заполняет следующие реквизиты: ЦФО возникновения затрат, ФИО ответственного лица, статья затрат, отметка о сверхплановом расходовании средств, папка платежа (касса, налоги, коммерческое управление, бухгалтерская папка и др.), предпочтительная дата оплаты, максимальная дата оплаты, необходимость копии платежного документа, номер счета (счетов) на оплату, кому(поставщик) / за что,  ЦФО отнесения затрат, сумма с НДС, сумма без НДС, пояснение к сверхплановой заявке. Для заполнения ЦФО отнесения затрат предусмотрено сто строк. Реквизиты могут быть заполнены не все в зависимости от расходов. Например,  в заявке на ДС из кассы предприятия может не заполняться реквизит номер счета на оплату, а в заявке на оплату налогов – реквизит кому/за что и ЦФО отнесения. Для Коммерческого управления можно предусмотреть импорт из Excel заявки, подготовленной другими программными средствами. Можно предусмотреть ввод заявок по предварительно заготовленным шаблонам.

Исполнитель затрат на экране «Заявки на оплату» видит список своих заявок (рис.7). В списке отражаются следующие реквизиты: ЦФО ответственности, статья затрат, заявленная сумма, предпочтительная дата оплаты, максимальная дата оплаты, ЦФО отнесения, кому/за что, номер счета, сверх плана, папка платежа, отметка о включении (отклонении) в реестр платежей и на какую дату, отметка о включении (отклонении) в платеж и на какую дату, номер заявки, способ оплаты( наличный/безналичный). Исполнитель затрат имеет следующий инструментарий: добавить заявку, добавить заявку по шаблону существующей заявки, просмотреть заявку, изменить заявку, удалить заявку, подписать заявку. Только подписанные исполнителем затрат заявки на платеж поступают в обработку бухгалтерии.

Бухгалтерия работает на экране «Реестр платежей» (рис.8). В верхней части экрана бухгалтер выбирает папку платежа и дату, на которую собирается составить реестр. Бухгалтер видит список заявок, в который входят следующие заявки:

• все заявки, не включенные в реестры,

• заявки, включенные в реестр на выбранную дату,

• заявки, включенные в более ранние реестры, но не утвержденные к оплате.

Бухгалтер проверяет правильность оформления заявки в режиме просмотра заявки, наличие счетов на оплату и объяснительных записок и включает в реестр платежей.  Когда бухгалтер обработал все заявки в своей папке платежей, он ставит отметку об окончании работы с данной папкой «Реестр сформирован». Исполнитель затрат на своем экране видит обновленное состояние своих заявок. После работы ФО по составлению распоряжения на оплату бухгалтер на своем экране видит в заявках отметку о разрешении/отклонении проводить оплату и наименование банка. На основании этого списка бухгалтер оформляет платежные поручения.

Экран «Остатки денежных средств» предназначен занесения остатков по кассе и банкам на начало дня бухгалтерией или финансовым отделом (рис. 9). Предусмотрен следующий инструментарий: добавить, добавить по шаблону, изменить, удалить информацию по дню.

ФО утверждает платежи и проводит распределение платежей по банкам на экране «Распоряжение на оплату» на дату (рис. 10). Вверху экрана расположен индикатор, который отражает процесс формирования реестров по направлениям: касса, налоги, папки платежей, коммерческое управление, госзаказ. Например, есть заявки на наличные средства, индикатор кассы – желтый. Реестр по кассе сформирован, индикатор кассы – зеленый.  На одном и том же экране можно формировать как распоряжение на оплату по безналичному расчету, так и по кассе. В списке ФО видит только включенные в реестр заявки  в порядке папок платежей. В столбцах отображается следующая информация: статья затрат, заявленная сумма, предпочтительная дата оплаты, максимальная дата оплаты, ЦФО возникновения затрат, ЦФО отнесения затрат, кому/за что, номер счета, сверх плана, папка платежа, отметка о включении (отклонении) в распоряжение на оплату, банк, номер заявки, способ оплаты (наличный/безналичный). В нижней части экрана отражается общая сумма заявок, включенных в реестры,  остатки  денежных средств на счетах или в кассе, а так же сумма подписанных к оплате и не подписанных к оплате заявок. Когда курсор установлен на какой либо заявке, то в нижней части экрана отражается расшифровка по статье расходов в целом по предприятию, расшифровка по статье по ЦФО возникновения расходов, расшифровка по статье по ЦФО отнесения расходов. ФО проставляет в заявке отметку об оплате, то есть включает в распоряжение на оплату. Это ключевой момент. Во-первых, происходит контроль на перерасход средств по данной статье по ЦФО отнесения расходов, во-вторых, именно с момента включения заявки в распоряжение на оплату  сумма по заявке учитывается в факте расходования денежных средств.  ФО  выбирает банк для оплаты по заявкам, включенным в распоряжение на оплату. Когда все заявки реестров обработаны, ФО утверждает  распоряжение на оплату. И только после утверждения бухгалтер на своем экране видит информацию для оформления платежных поручений, а исполнитель затрат на своем экране видит обновленное состояние своих заявок.

Экран «Распределение расходов по ЦФО» предназначен для работы ФО и используется для разнесения расходов заявок без заполненного ЦФО отнесения, например, заявки по оплате  налогов, а так же для внесения от фактической оплаты, прошедшей по бухучету. На экране пользователь видит список всех заявок. Изменения вносятся в режиме редактирования (рис. 11). Можно предусмотреть экспорт подготовленных другими средствами сумм распределений, например, суммы аванса, материальной помощи, налогов (ЕСН+ОПС+травматизм), подоходного налога, алиментов, профсоюзных взносов, зарплаты. Когда документ окончательно подготовлен, ФО ставит отметку «применить», и с этого момента в факте выполнения учитывается не первоначальная заявка, а документ распределения.

Дополнение факта расходования денежных средств

В программном комплексе с помощью вышеописанной технологии отражается факт расходования денежных средств по расчетным счетам и кассе склада. Расход по кассам аптек не имеет оперативного отражения. Его необходимо добавить, собрав данные от аптек. Механизм сбора разработан в рамках проекта «Создание базы оперативных данных от аптек ГУП СО Фармация». Осталось продумать и реализовать механизм учета факта расходования денег из кассы аптек либо сразу в отчетности (план/фактный анализ), либо через экспорт и возможность редактирования. Кроме того, необходим приход ДС на расчетные счета и в кассу склада и аптек.

План/фактный анализ БР

В программном комплексе предусмотрено получение отчетов на основании  плана и факта расходования денежных средств, выгрузка в Excel. По сути, это различные выборки в различных разрезах на основании накопленных данных. По плановым данным реализовано получение на печать и выгрузка в Excel всех операционных бюджетов в различных разрезах, БДДС, БР-ЦЗ, БДР-ЦП,ЦЗ. По плановым данным и факта расходования денежных средств (заявки на оплату) реализовано получение на печать и выгрузка в Excel БДДС, БР в разрезе ЦФО затрат, БР в разрезе ЦФО ответственности.

Для реализации комплекса осуществляется ведение справочной информации:

• список пользователей с указание прав

• календарь рабочих дней с разделением на недели

• список статей расходов с указанием приоритетов в оплате

• финансовая структура предприятия

• список банков

• список папок платежей

• и др.