Формирование заказов поставщикам по потребности

Назначение

Формирование заказов поставщикам на основании рассчитанной ранее потребности (к закупу) и загруженных прайс-листов поставщиков, а также печать Обоснования закупки у единственного поставщика

При этом пользователь может анализировать цены всех прайсов всех поставщиков, видеть промежуточные итоги расчета, последние закупки каждого товара и прочие параметры, необходимые для принятие решения о выборе поставщику

Видеоинструкция

Если не работает YouTube

Open

Расположение

• CRM и маркетинг → Потребность → Формирование заказов поставщикам по потребности

• CRM и маркетинг → Потребность → Потребность склада. Нажать Перейти → Формирование заказов поставщикам по потребности

  Open

  

Общая последовательность действий

• Войти в CRM и маркетинг → Потребность → Потребность склада, заполнить параметры и рассчитать данные к закупу на основании потребности. Инструкция: Потребность склада

• Сформировать заказы поставщикам

• Выгрузить заказы в “Сводный заказ” и поставщикам

• Распечатать Обоснования закупки у единственного поставщика и Отказы

Подключение к 1С:Документооборот

При входе в форму система проверяет состояние подключения пользователя к информационной базе 1С:Документооборот КОРП. Если пользователь не подключен - система предлагает подключиться и выводит соответствующее предупреждение в верхней части формы

Без подключения к 1С:Документооборот не будут созданы договоры с поставщиками

Настройки

Для корректного формирования заказов, необходимо установить параметры расчета заказов:

• Дата прайс-листов - дата, на которую будут определяться остатки и цены поставщиков. По умолчанию подставляется текущая дата

• Поставщики - выбрать поставщиков, прайсы которых будут участвовать в расчете количества К заказу. Данные поставщики и их цены будут записаны в мониторинг цен по созданным заказам

• Нажать Настройки

• В открывшейся форме заполнить параметры расчета и формирования заказов поставщикам:

  • Поставщики

    • Дата прайс-листов - дата, на которую будут определяться остатки и цены поставщиков. По умолчанию подставляется текущая дата

    • Поставщики - выбрать поставщиков, прайсы которых будут участвовать в расчете количества К заказу. При отметке каждого поставщика происходит пересчет данных формы. Чтобы отметить сразу несколько поставщиков, в выпадающем списке нажать Показать все, отметить необходимых поставщиков, нажать Выбрать

    • Не отображать поставщиков без остатков - скрыть в списке поставщиков тех, у которых нет остатка

  • Ассортимент

    • Назначение - Розничная / Оптовая торговля

    • Учитывать аналоги - формирование заказов с учетом аналогов номенклатуры

    • Ответственные за ассортимент - указание одного или нескольких ответственных за ассортимент

    • Ответственный за закуп - ответственный, указанный в карточке торгового наименования. Подробнее: https://ooo-rassvet.atlassian.net/l/cp/7boVG1D0

  • Последние закупки

    • Количество последних закупок для отображения - отображаются последние закупки данного товара. По умолчанию - 5

  • Расчет заказов

    • Мин % покрытия - остаток в прайс-листе поставщика, меньше которого считается что данный поставщик не проходит по условиям закупки, по умолчанию заполняется значением 50

    • Остаточный срок годности, мес. - требуемый остаточный срок годности. По умолчанию заполняется значением 12

    • % от ограниченного срока годности - если товар изначально имеет ограниченный срок годности, установленный производителем, тогда менеджер может установить требуемый % от этого срока, чтобы в партии товаров поставщиков попадали в заказ

    • % изменения закупочной цены для индикации и автозаказа - установить требуемое значение. Если закупочная цена изменилась более установленного значения, цена подсвечивается красным цветом, чтобы менеджер обратил внимание

    • Количество дней до первого поступления - дата первой отгрузки при формировании заказа поставщику считается как текущая дата + количество дней, указанное в данном параметре

  • Формирование заказов

    • Уменьшать количество к закупу на заказанное количество - если отмечено, то количество К закупу будет уменьшаться на количество в сформированном заказе поставщику

    • Статус заказа по умолчанию - статус, в котором будут создаваться заказы поставщикам. По умолчанию установлено значение Подтвержден. Пользователь может установить иное значение, но в этом случае после создания необходимо вручную изменить статус

    • Соглашения о закупке по умолчанию - настройка соглашений с поставщиками, правил создания договора / спецификации, договора по умолчанию (https://ooo-rassvet.atlassian.net/l/cp/AimS2Yen)

В качестве склада поступления берется центральный склад, указанный в константах

Торговые наименования к закупу

По установленным в настройках параметрам будут отображены товары к закупу на текущую дату

Если на текущую дату потребность не рассчитана, товары в списке не будут отображены

Форма разделена на несколько частей:

• Торговые наименования - список товаров, у которых в Потребности склада рассчитано (или указано вручную) значение К закупу

• Остатки поставщиков - остатки из прайсов поставщиков в порядке убывания приоритета выбора поставщика по цене, сроку годности, покрытию потребности (см. ниже)

• Последний закуп - список последних закупок выбранного товара (см. ниже)

Торговые наименования (к закупу и к заказу)

• Матрица центрального склада

• Матрица аптек

• Код - код торгового наименования

• ОКДП - код и ОКДП

• Торговое наименование

• Цена последнего закупа

• Цена минимальная цена - из текущих прайс-листов поставщиков. Если цена повысилась на %, равный или выше указанного в настройках, тогда отображается красным, чтобы менеджер обратил внимание

• Изменение

  • Сверху - сумма изменения

  • Снизу - % изменения. Зеленый индикатор вниз - значит, минимальная цена в прайс-листах поставщиков уменьшилась, Красный индикатор вверх - цена увеличилась

• К закупу - количество товара, установленное в форме Потребность склада. Чтобы менеджер обратил внимание, отображается жирным в случае, если К заказу < (К закупу * % Покрытия). Это означает, что поставщик еще не подобран по этой строке

• К заказу - количество товара, распределенное по поставщикам. На данное количество будут сформированы заказы поставщикам при нажатии на Создать заказы

• Цена под К заказу - цена, по которой будет размещен заказ поставщику. Отображается серым, если в заказ товар подобран по минимальной цене прайсов

• Срок годности - в колонке отображается срок годности подобранной партии товара. Если подобрано более одной партии товара, отображается худший срок годности

• Сумма к заказу - сумма товара по подобранным поставщикам

• % под суммой к заказу - серый, если в заказ попал товар с минимальной ценой прайсов, обычный шрифт + индикатор, если товар закупается не у лучшего поставщика по цене, не отображать, если в заказ товар подобран по минимальной цене прайсов

• В прайсах - общий остаток товара в прайсах всех поставщиков. Позволяет оценить остаток или дефектуру рынка

• Остаток аналогов

Сортировка списка

По умолчанию установлена сортировка списка по убыванию % изменения цены для всех пользователей

Итоги

В нижней части списка отображаются итоги по количеству к закупу и к заказу, а также по сумме к заказу и общий остаток товара у поставщиков

Команды

• Установить / очистить количество к закупу - позволяет быстро изменить или очистить вручную количество К закупу. работает по помеченным

• Рассчитать заказы - производится расчет оптимального поставщика и заполнение к заказу

• Создать заказы - создаются заказы поставщикам по заполненному значению к заказу

Отчеты

• Товары к закупу - выводится отчет с предварительными данными

• Обоснование закупки у единственного поставщика - позволяет напечатать документ после расчета и создания заказов поставщикам. Подробнее: Ф-113. Обоснование цены договора, заключаемого с единственным поставщиком

• Отказы - печать списка отказов: Ф-114. Отказы в закупе при мониторинге (отчет)

Остатки поставщиков

Справа в верхней части отображаются цены и текущие остатки товара из прайс-листов поставщиков в разрезе сроков годности. Если у поставщика нет остатка - он отображается ниже тех, у которых есть остаток и серым цветом

Щелчок мыши позволяет вручную задать количество товара, которое необходимо закупить у данного поставщика

Указанное значение отображается в строке с выбранным поставщиком. При этом в правой части в списке товаров также отображается это количество, цена и сумма будущего заказа. Если все количество к закупу уже находится в колонке к заказу, тогда к закупу отображается зеленым цветом

Колонки

• Поставщик - серый шрифт, если остаток у поставщика 0

• Производитель

• К заказу - количество товара, заказываемое у данного поставщика

• Остаток - остаток товара у поставщика по торговому наименованию

• Срок годности - минимальный срок годности в остатках поставщика

• Цена - минимальная цена у поставщика. Красным, если превышает % установленный в настройках

• Вертикальная группа (про загрузку кратности и оригинальности см. ниже)

  • Кратность - если указана у поставщика, выводить

  • Оригинальность - если указана у поставщика, выводить

Сортировка

Сначала отображаются наиболее подходящие поставщики с остатками товара в порядке приоритете подбора: Цена, Срок годности

Ниже отображаются поставщики с нулевыми остатками товара, серым цветом. Таких поставщиков можно скрыть в настройках, но они будут участвовать в мониторинге

Рассчитать заказы

Чтобы автоматически подобрать оптимального поставщика и заполнить количество к заказу по рассчитанной ранее потребности:

• Нажать Рассчитать заказы

• Перед расчетом система очищает предыдущий расчет

• Система рассчитает количество к заказу. При этом пользователь видит прогресс расчета

• В колонке К закупу снизу отображается цена из подобранных цен, а в колонке Сумма к закупу - изменение цены от цены последнего закупа в %. Если изменение цены более указанного в % для индикации, то цены в таких строках выделены жирным, остальные - отображаются серым

• При необходимости количество К заказу по каждому поставщику можно отредактировать, нажав два раза мышкой на ячейке

• После того, как все данные подготовлены к заказу можно запустить отчет, отображающий сколько заказов, каким поставщикам и на какую сумму будет сформировано
  Отчеты → Заказы ()

Подобранные к формированию заказов товары, а также результаты “торгов” сохраняются во временном регистре Товары к формированию заказов поставщикам. Временные данные хранятся в разрезе пользователей, выполняющих формирование заказов. Подробнее: https://ooo-rassvet.atlassian.net/l/cp/onW50TT4

Товары к закупу (предварительные данные)

После расчета к закупу, менеджер может проанализировать список подобранных товаров

Для этого после расчета необходимо нажать Печать → Товары к закупу

Данные сгруппированы по поставщику и позволяют оценить сумму будущих заказов поставщикам

Создание заказов поставщикам

• После проверки данных на корректность, нажать Создать заказы

• В открывшемся окне Настройки отображается список поставщиков, по которым будут созданы заказы. При этом пользователь может изменить настройки создания нового договора, указать договор, если он не был указан заранее в регистре Соглашения о закупке по умолчанию (Соглашения о закупке по умолчанию)

• После указания параметров формирования нажать Создать заказы. Система сформирует документы Заказы поставщикам и, если указано в настройках - договоры с поставщиками. В договоре с поставщиком заполняется ответственный бухгалтер, указанный в настройках потребности: Настройки потребности | Заказы поставщикам

• В колонке К заказу данные будут уменьшены на заказанное количество, если в настройках формы отмечено Уменьшать количество к закупу на заказанное количество

• По итогам создания заказов поставщикам и договоров с поставщиками на экран выводится протокол создания заказов с перечислением ошибок, возникших при формировании заказов

Итоги выбора поставщиков

Отображаются суммовые итоги подбора поставщиков, а также их доля в общей сумме по товарам, на которые планируется создать заказы поставщикам

Последний закуп

В правой нижней части отображается справочная информация о последних поступлениях выбранного товара с указанием даты, поставщика, цены, количества и суммы закупки

Количество отображаемых последних поступлений можно изменять в настройках формы. По умолчанию отображается 5 последних закупок

Партии товаров

Отображает остатки данного торгового наименований у выбранного поставщика

Это справочная информация, которая может понадобиться менеджеру для оценки вариантов замены товара, если необходимо закупить именно у данного поставщика

Обоснование закупки у единственного поставщика

Для печати документа Обоснование закупки у единственного поставщика после расчета и создания заказов поставщикам необходимо:

• Нажать Отчеты → Обоснование закупки у единственного поставщика

Инструкция: https://ooo-rassvet.atlassian.net/l/cp/uXoE4Y2r

Отказы

При каждом расчете к заказу система сохраняет результаты мониторинга с целью дальнейшей печати отказов при закупках

Для печати отказов:

• Нажать Отчеты → Отказы

• В открывшемся окне выбрать дату / время расчета, нажать Выбрать

Подробнее: https://ooo-rassvet.atlassian.net/l/cp/fsuzHCeU

Выгрузка заказов на ftp

После формирования заказов поставщикам их можно отправить (выгрузить) в Сводный заказ через ftp-сервер с отправкой уведомлений ответственным со стороны поставщика

Подробнее:

• Заказы поставщикам | Выгрузка заказов на ftp

• Заказы поставщикам | Уведомления ответственным поставщика о новом заказе

Права доступа

Для доступа к обработке пользователь должен обладать правами:

• Роль: Обработка Формирование заказов поставщикам по потребности

В Универсальном доступе должно быть разрешено редактирование:

• Отказы в мониторинге цен (Регистр сведений)

• Мониторинг цен по заказу поставщику (Регистр сведений)

• Товары к формированию заказов поставщикам (Регистр сведений)