Наиболее частые причины несовпадения сумм исчисленного и удержанного налога и советы по исправлению

В ведомости суммы выплаты сотруднику есть, но отсутствует на документ-основание

Описание причины

• То есть сумма получается выданной безосновательно и пока она для программы считается просто переплатой/недоплатой без ссылки на конкретный документ-основание и месяц выплаты, ни о каком корректном удержании НДФЛ речи идти не будет. С таких сумм НДФЛ не удерживается. Любой факт выдачи денег в программе без привязанного документа-основания подразумевает их дальнейший вычет из зарплаты сотрудника в следующем же месяце. Сам факт корректной выплаты (например, премии с авансом) никак не отменяет и не заменяет необходимости верного оформления этой выплаты в программе. А проверить это можно дважды щелкнув на пустое поле в ведомости справа от суммы выплаты и провалившись в расшифровку выплаты. Если колонка Документ-основание пуста, значит, такая строка выплаты не сделает никаких движений по удержанию НДФЛ

Исправление

• Заново подтянуть сотрудника еще раз в ведомость. Если помимо данной ведомости ошибок нет, он должен подтянуться с привязкой к нужному документу-основанию и налогом. Если же он не подтягивается, а налог удержать все же надо, используйте второй вариант

• Провалиться сразу в пустующее поле Документ-основание и выбрать его. Например, мы знаем, что данная сумма, это выплата по отпуску. Провалиться, выбрать тип документа Отпуск – программа при этом даст выбрать из списка конкретный документ отпуска. После чего нажать внизу Ок, выйти из расшифровки и нажать в ведомости кнопку Обновить налог

Некорректное отражение в ведомости на конечную выплату суммы уже выплаченного аванса

Описание причины

• Большинство ошибок имеют причину в некорректном заполнении Ведомости. Ведомость (за исключением авансовых) должна:

  • Содержать сумму НДФЛ;

  • Содержать в расшифровке ссылку на документ-основание (их может быть несколько (Начисление зарплаты, Премия и.т.д.) и тот самый вид дохода, который используется в документе, рассчитал этот налог;

  • В расшифровке суммы НДФЛ должна быть на ИФНС (самая последняя колонка);

  • Если был выплачен аванс, в расшифровке суммы на конечную выплату должна быть отдельная строка аванса с отрицательной суммой.

• Когда аванс был выплачен, а в конечной ведомости расшифровка содержит только сумму к текущей выплате:

  • Программа уменьшит НДФЛ пропорционально сумме выплаты;

  • НДФЛ удержанный рассчитается не со всей суммы, а лишь с суммы выплаты без учета аванса;

  • В Ведомости за следующий месяц попадут суммы не своего периода;

  • В Ведомости за следующий месяц будет сумма прошлого периода, которая не попала в прошлую Ведомость за вычетом НДФЛ.

• Правильным будет такой набор строк в расшифровке:

  • Строка с документом-основанием и с отрицательной суммой уже выплаченного аванса;

  • Строка (строки) с документом-основанием с полной суммой причитающихся доходов за вычетом НДФЛ.

Исправление

• Вручную добавить в расшифровку выплаты в ведомости нужную строку отрицательной суммы аванса, а в строке с документом-основанием для выплаты изменить сумму выплаты на полную за вычетом НДФЛ;

• При распроведенных последующих ведомостях (чтобы исключить их возможное влияние) заново подтянуть сотрудника. Проверить корректность суммы и ее расшифровку

Правки начислений задним числом

Описание причин

• В документе начислений задним числом уже после заполнения ведомости были внесены изменения, а ведомость по сотруднику не перезаполнили и НДФЛ там не обновился

Исправление

• Зайти в ведомость и обновить налог для данного сотрудника. Если он не был скорректирован программой в последующих ведомостях, он изменится согласно тем правкам, которые были внесены в документ-основание

Налог был исчислен по одной ИФНС, а удержан по другой

Описание причины

• Ситуация актуальна для организаций, которые либо имеют обособленные подразделения, либо в середине года просто меняли ИФНС и что-то оформили в программе неверно

Исправление

Проверив в каких месяцах и по каким документам имеется расхождение, необходимо сделать следующее:

• Проверить в настройках имеющихся регистраций ИФНС с какого месяца они будут применены к конкретному подразделению/всей организации. Если этот месяц указан неверно, то дальнейшие действия успехом не увенчаются. Для проверки зайти в Настройка → Организации (Реквизиты организации) → вкладка Основные сведения – и проверить ссылку История изменений на предмет месяца перехода. То же самое проверить в карточках обособленных подразделений

• Все затронутые ошибкой документы начислений просто перепровести, этого достаточно для обновления привязки к нужной ИФНС. Единственная проблема может возникнуть с документами Увольнение, которые на сегодняшний день будут блокироваться отчетами СЗВ-ТД и, соответственно, не дадут изменить в себе никаких движений по НДФЛ, если он был в них исчислен, пока, не будут распроведены отчеты СЗВ-ТД

• Документы ведомостей перепровести недостаточно, привязку к ИФНС нужно обновить внутри них, и есть два пути.

  • Зайти в каждую ведомость в расшифровку каждой суммы, удержанной не туда и в самом конце находим колонку Регистрация в налоговом органе. Выбрать в ней правильную ИФНС, провести документ

  • Выделить в ведомость строки с проблемными доходами и нажать кнопку Обновить налог. ИФНС по таким доходам сменится на правильную, но это может привести к изменению удержанного налога, если присутствовали иные проблемы с его удержанием

Несоответствие дат предполагаемой выплаты в документе-основании и ведомости

Описание причины

• Так, налог с премии, в документе которой указана дата выплаты 15 марта, не будет удержан ведомостью с датой 10 марта. Программа не сможет произвести выплату раньше начисления, соответственно, и налог по конкретному документу-основанию удержать не сможет. Причем в этой ситуации, программа даже не скорректирует вам данную сумму НДФЛ в следующих месяцах.

Исправление

• Исправить либо дату выплаты, указанную в документе-основании, либо дату ведомости с выплатой по нему, чтобы устранить конфликт с выплатой до начисления