Согласование и подписание договора (процесс)

Назначение

Используется при согласовании всех договоров закупки

Процесс

• Инициатор: Создать служебную записку о заключении договора: https://ooo-rassvet.atlassian.net/wiki/x/AYAXhg

Создание и согласование служебной записки

• Зарегистрировать служебную записку. При этом предлагается запустить процесс Согласование и подписание договора с размещением закупки

• Запустить процесс Согласование и подписание договора с размещением закупки

• Если при создании служебной записки было указано, что это новый контрагент, тогда ответственный за ведение справочника контрагентов регистрирует карточку контрагенты в ERP, после чего она синхронизируется в 1С:Документооборот. Подробнее: Ведение справочника контрагентов, грузополучателей и грузоотправителей, оформление договоров и документов расчетов

• Руководители инициатора закупки согласуют служебную записку о заключении договора

Создание и согласование проекта договора

• Если согласование служебной записки прошло успешно, тогда специалист контрактной службы создает договор в системе: https://ooo-rassvet.atlassian.net/l/cp/2PkNsEdT

• Созданный договор согласуют одновременно руководители подразделений:

  • бухгалтерия

  • контрактная служба

  • финансово-экономическое управление

  • руководитель юридического отдела

  • служба безопасности

  • руководитель планово-экономического отдела

• Пункты, которые необходимо внести в протокол разногласий, фиксируются в визе договора в соответствующем поле

• Если согласовано успешно, тогда юрист готовит протокол разногласий. Проверяет руководитель юридического отдела

• Если подготовлен протокол разногласий, специалист контрактной службы распечатывает договор, протокол разногласий и подписывает комплект документов у директора

• Зарегистрировать подписанный проект договора, добавляется скан-копия

• Назначить ответственного за размещение закупки

Приказ о создании комиссии

• Ответственный за размещение закупки: подготовить по шаблону приказ о создании закупочной комиссии

• Отправить приказ на подписание директору

• Директор подписывает приказ в бумажном виде, передает секретарю

• Секретарь регистрирует приказ в 1С:Документооброт

• Извещается руководитель Финансово-экономического отдела, что зарегистрирован новый договор

Организация закупочной комиссии

При регистрации приказа о создании закупочной комиссии, запускается процесс Создать и провести мероприятие по осуществлению конкретной закупки

Open

В рамках процесса ответственный за проведение закупочной процедуры создает на основании приказа мероприятия с видом Комиссия по осуществлению конкурентной закупки. Для этого:

• Выбрать Приказ о создании закупочной комиссии

• Нажать Создать на основании → Мероприятие

  Open

  

   

• Если ранее был выбран шаблон приказа о создании закупочной комиссии, тогда система сама заполняет параметры мероприятия, в том числде:

  • Вид мероприятия: Комиссия по осуществлению конкурентной закупки

  • Наименование, Содержание, Важность,

  • Предмет - приказ о создании комиссии

  • Участники мероприятия - отметить обязательными тех, кто должен принять участие в закупочной процедуре

  • В файлах прикреплен приказ:

• Указать дату/время начала и окончания мероприятия, папку и прочие реквизиты, если они не заполнены по умолчанию

Проведение закупочной комиссии

• При проведении комиссии ответственный за закупку должен создать Протокол о проведении закупочной комиссии

   

• Выбрать шаблон, соответствующий этапу закупочной процедуры

Размещение и проведение закупочной процедуры

• Ответственный за закупку размещает закупку на портале госзакупки

• После проведения закупочной процедуры ответственный за закупку регистрирует результат в 1С:ДОкунемтооборот

• Если договор заключен

  • Ответственный за закупочную процедуру регистрирует договор,

  • Ведущий специалист отдела закупок принимает подписанный договор

• Если договор не заключен, об этом уведомляется автор процесса