Как организован процесс по согласованию и заключению договоров (проект договора предоставлен контрагентом)

Общий регламент

• Инициатор договора создает в 1С: Документооборот служебную записку на заключение договора (от контрагента)
  К служебной записке ОБЯЗАТЕЛЬНО добавляет следующие файлы: проект договора в формате Word, если договор не подписан, скан, если договор подписан контрагентом, техническое задание (если требуется выполнение работ), карточка предприятия (если новый контрагент), уставные документы в архиве формата zip или rar (если новый контрагент)

• Инициатор договора регистрирует документ и запускает процесс Исполнение служебной записки на заключение договора (Новая редакция) (без срочности, срочный)

• Служебная записка проходит I этап согласования (необходимость заключения договора): непосредственный руководитель инициатора, руководитель контрактной службы, руководитель 1 уровня (заместители директора по направлениям), руководитель управления логистики, руководитель финансово-экономического управления.

• Задача на исполнение служебной записки поступает руководителю юридического отдела для назначения ответственного юриста

• Служебная записка проходит II этап согласования (проект договора): Ответственный юрист, Бухгалтерия, Контрактная служба, руководитель юридического отдела

• Ответственный юрист вносит изменения в проект договора или готовит протокол разногласий. К служебной записке добавляются файлы: скан листа согласования со снятыми замечаниями согласующих, проект договора (исправленный) или протокол разногласий

• Руководитель юридического отдела проверяет работу ответственного юриста

• Если пройдена проверка, то специалисту по договорной работе поступает задача Подписать у директора

• После успешного подписания специалист по договорной работе передает инициатору оригиналы договора на подпись контрагенту, формирует запись в Журнале передачи

• Инициатор договора формирует запись в Журнале передачи при отправке на подпись контрагенту

• После возврата документов в Журнале передачи заполняется дата, оригинал договора с приложениями передается в юридический отдел для регистрации

• Специалист по договорной работе заполняет дату возврата у записи в Журнале передачи при получении оригиналов от инициатора, регистрирует договор и отправляет в архив

Пошаговая инструкция

Шаг 1:

1. Зайти Меню - Главное

2. Нажать Создать - Внутренний документ

3. Выбрать из папки Общие шаблоны - Служебная записки – Служебная записка на заключение договора (от контрагента)

4. Нажать Создать

5. Ввести данные: наименование контрагента, цель заключения, условия (период, сумма и т.д.). Если договор срочный, указать причину (почему нельзя было заранее спланировать работу с договором).

4. Добавить файлы-приложения:
проект договора в формате Word, если договор не подписан, скан, если договор подписан контрагентом;

• техническое задание (если требуется выполнение работ);

• карточка предприятия (если новый контрагент);

• уставные документы (в архиве формата zip или rar)

• NB! Необходимо привести в соответствие файлы (переименовать по образцу, заархивировать, если нужно) !!!!   

5. Заполнить свойства. Если поставить галочку «Это новый контрагент», запуститься параллельно процесс на добавление его в наши учетные системы

6. Если подписывается договор на основании существующего или дополнительное соглашение к договору, то ОБЯЗАТЕЛЬНО установить связь с договором, который уже был подписан ранее

7. Зарегистрировать

8. При регистрации служебной записки автозаполняется печатная версия
служебной записки и программа предлагает запустить процесс, необходимо
выбрать строку в соответствии со срочностью Вашего договора: “….(Новая
редакция без срочности)” или “….(Новая редакция срочно)”, нажать “Перейти к запуску процесса”,
нажать “Стартовать и закрыть”.

Шаг 2: I этап согласования – согласование необходимости заключения договора и проверка надежности контрагента. Согласующим лицам необходимо выполнить задачу для несрочного договора за 4 часа, для срочного за 2 часа.

РЕКОМЕНДУЕТСЯ ежедневно проверять «Совместная работа» – «Задачи мне» утром, после обеда, перед концом рабочего дня.

Есть возможность перенаправить на согласование другому сотруднику Вашего подразделения.

После согласования по I этапу на инициатора договора поступает задача «Ознакомиться с результатом согласования».

Если всеми участниками согласовано без замечаний, то выполняется следующий шаг.

Если были замечания, то инициатор их устраняет. Программа ждет реакции (нажатия кнопки) инициатора, дальше процесс не идет.

Шаг 3: На руководителя юридического отдела формируется задача «Выбрать ответственного …». Для срочного договора срок выполнения – 4 часа, для несрочного – 1 день.

Необходимо перейти в саму служебную записку, вкладка «Реквизиты» и выбрать нового ответственного. Нажать «Записать и закрыть». Задачу закрыть по кнопке «Исполнено».

Инициатору поступает задача на ознакомление «Назначен ответственный юрист…».

Шаг 4: Запускается II этап согласования проекта договора. Срок выполнения:

Ответственный юрист – несрочный 2 дня, срочный – 1 день.

Главный бухгалтер (при необходимости перенаправляет задачу) – несрочный 1 день, срочный – 4 часа

Начальник контрактной службы – несрочный 1 день, срочный – 4 часа

После согласования на II этапе инициатору поступает задача ознакомиться с результатом. Если были замечания, то инициатор может внести изменения в проект договора. Программа ждет реакции (нажатия кнопки) инициатора, дальше процесс не идет.

Шаг 5:  Ответственному юристу на исполнение поступает задача «Подготовить протокол разногласий». При взятии в работу задачи нажать кнопку «Принять к исполнению».

На данном этапе все замечания урегулируются ответственным юристом. Если были существенные замечания, то или вносятся изменения в проект договора, или готовится протокол разногласий.

К служебной записке добавляются файлы: скан листа согласования со снятыми замечаниями согласующих, проект договора (исправленный) или протокол разногласий.

Срок : для несрочного договора 3 дня, для срочного – 2 дня.

Шаг 6: Руководитель юридического отдела проверяет работу ответственного юриста. Если пройдена проверка, специалисту по договорной работе поступает задача на исполнение «Подписать у директора», отдает на подпись директору с распечатанным листом согласования.

После успешного подписания к служебной записке добавляется запись в Журнал передачи о передаче подписанных оригиналов инициатору договора.

Шаг 7:

Инициатор договора формирует запись в Журнале передачи при отправке на подпись контрагенту

Шаг 8:

После возврата документов в Журнале передачи заполняется дата возврата документов, оригинал договора с приложениями передается в контрактную службу для регистрации.

Шаг 9: Ответственный юрист указывает дату возврата в Журнале передачи при получении оригиналов от инициатора (см. шаг 8), сканирует и регистрирует договор в программе, оригинал договора отправляет в архив.

Связанные статьи