Как организован процесс по согласованию и заключению договоров (проект договора предоставлен контрагентом)

Порядок работы по заключению договора (проект договора предоставлен контрагентом)

Общий регламент

1. Инициатор договора создает в 1С: Документооборот служебную записку на заключение договора (от контрагента)
   К служебной записке ОБЯЗАТЕЛЬНО добавляет следующие файлы:

• проект договора в формате Word, если договор не подписан, скан, если договор подписан контрагентом

• техническое задание (если требуется выполнение работ)

• карточка предприятия (если новый контрагент)

• уставные документы в архиве формата zip или rar (если новый контрагент)

2. Инициатор договора запускает процесс (без срочности, срочный)

3. Служебная записка проходит I этап согласования (необходимость заключения договора): руководитель контрактной службы, непосредственный руководитель инициатора, руководитель 1 уровня (заместители директоров по направлениям), руководитель службы безопасности, заместитель директора по финансам.

4. Только после ознакомления с согласованием инициатора договора наступает II этап – согласование с директором.

После согласования по II этапу оригиналы документов необходимо принести заместителю директора по юридическим вопросам или руководителю юридического управления. Без документов НЕ будет назначен ответственный юрист.

1. Служебная записка приходит на исполнение заместителю директора по юридическим вопросам для назначения ответственного юриста.

2. Служебная записка проходит III этап согласования (проект договора): Ответственный юрист, Бухгалтерия, Контрактная служба.

3. Ответственный юрист вносит изменения в проект договора или готовит протокол разногласий. К служебной записке добавляются файлы: скан листа согласования со снятыми замечаниями согласующих, проект договора (исправленный) или протокол разногласий.

4. Заместитель директора по юридическим вопросам или Начальник юридического управления проверяют работу ответственного юриста. Если пройдена проверка, Ответственному юристу поступает задача «Подписать у директора». После успешного подписания ответственный юрист передает инициатору оригиналы договора на подпись контрагенту, формирует запись в Журнале передачи.

5. Инициатор договора формирует запись в Журнале передачи при отправке на подпись контрагенту.

6. После возврата документов в Журнале передачи проставляется дата, оригинал договора с приложениями передается в юридический отдел для регистрации.

7. Ответственный юрист проставляет дату возврата у записи в Журнале передачи при получении оригиналов от инициатора, регистрирует договор и отправляет в архив.

Пошаговая инструкция

Шаг 1:

1. “Меню” - “Главное” – “Создать” - “Внутренний документ”

2. Выбрать из папки “Общие шаблоны” - “Служебная записки” – “Служебная записка на заключение договора (от контрагента)” – “Создать”.

3. Ввести данные: наименование контрагента, цель заключения, условия (период, сумма и т.д.). Если договор срочный, указать причину (почему нельзя было заранее спланировать работу с договором).

4. Добавить файлы-приложения:
проект договора в формате Word, если договор не подписан, скан, если договор подписан контрагентом;

• техническое задание (если требуется выполнение работ);

• карточка предприятия (если новый контрагент);

• уставные документы (в архиве формата zip или rar)

• NB! Необходимо привести в соответствие файлы (переименовать по образцу, заархивировать, если нужно) !!!!   

5. Заполнить свойства. Если поставить галочку «Это новый контрагент», запуститься параллельно процесс на добавление его в наши учетные системы

6. Если подписывается договор на основании существующего или дополнительное соглашение к договору, то ОБЯЗАТЕЛЬНО установить связь с договором, который уже был подписан ранее

7. Зарегистрировать

8. При регистрации служебной записки автозаполняется печатная версия
служебной записки и программа предлагает запустить процесс, необходимо
выбрать строку в соответствии со срочностью Вашего договора: “….(Новая
редакция без срочности)” или “….(Новая редакция срочно)”, нажать “Перейти к запуску процесса”,
нажать “Стартовать и закрыть”.

Шаг 2: I этап согласования – согласование необходимости заключения договора и проверка надежности контрагента. Согласующим лицам необходимо выполнить задачу для несрочного договора за 4 часа, для срочного за 2 часа.

РЕКОМЕНДУЕТСЯ ежедневно проверять «Совместная работа» – «Задачи мне» утром, после обеда, перед концом рабочего дня.

Есть возможность перенаправить на согласование другому сотруднику Вашего подразделения.

После согласования по I этапу на инициатора договора поступает задача «Ознакомиться с результатом согласования».

Если всеми участниками согласовано без замечаний, то выполняется следующий шаг.

Если были замечания, то инициатор их устраняет. Программа ждет реакции (нажатия кнопки) инициатора, дальше процесс не идет.

Шаг 3: Только после устранения замечаний начинается II этап - согласование с директором.

Шаг 4: На заместителя директора по юридическим вопросам приходит задача «Выбрать ответственного …». Для срочного договора срок выполнения – 4 часа, для несрочного – 1 день.

Инициатору договора оригиналы документов необходимо принести заместителю директора по юридическим вопросам или руководителю юридического управления. Без документов НЕ будет назначен ответственный юрист.

Необходимо перейти в саму служебную записку, вкладка «Реквизиты» и выбрать нового ответственного. Нажать «Записать и закрыть». Задачу закрыть по кнопке «Исполнено».

Инициатору поступает задача на ознакомление «Назначен ответственный юрист…».

Шаг 5: Запускается II этап согласования проекта договора. Срок выполнения:

Ответственный юрист – несрочный 2 дня, срочный – 1 день.

Главный бухгалтер (при необходимости перенаправляет задачу) – несрочный 1 день, срочный – 4 часа

Начальник контрактной службы – несрочный 1 день, срочный – 4 часа

После согласования на II этапе инициатору поступает задача ознакомиться с результатом. Если были замечания, то инициатор может внести изменения в проект договора. Программа ждет реакции (нажатия кнопки) инициатора, дальше процесс не идет.

Шаг 6:  Ответственному юристу на исполнение поступает задача «Подготовить протокол разногласий». При взятии в работу задачи нажать кнопку «Принять к исполнению».

На данном этапе все замечания урегулируются ответственным юристом. Если были существенные замечания, то или вносятся изменения в проект договора, или готовится протокол разногласий.

К служебной записке добавляются файлы: скан листа согласования со снятыми замечаниями согласующих, проект договора (исправленный) или протокол разногласий.

Срок : для несрочного договора 3 дня, для срочного – 2 дня.

Шаг 7: Заместитель директора по юридическим вопросам или Начальник юридического управления проверяют работу ответственного юриста. Если пройдена проверка, Ответственному юристу поступает задача на исполнение «Подписать у директора», отдает на подпись директору с распечатанным листом согласования.

После успешного подписания к служебной записке добавляется запись в Журнал передачи о передаче подписанных оригиналов инициатору договора.

Шаг 8:

Инициатор договора формирует запись в Журнале передачи при отправке на подпись контрагенту (см. шаг 6)

Шаг 9:

После возврата документов в Журнале передачи
проставляется дата , оригинал договора с приложениями передается
в юридический отдел для регистрации.

Шаг 10: Ответственный юрист проставляет дату возврата в Журнале передачи при получении оригиналов от инициатора (см. шаг 8), сканирует и регистрирует договор в программе, оригинал договора отправляет в архив.

Связанные статьи