...
Задача на исполнение служебной записки поступает руководителю юридического отдела для назначения ответственного юриста
Служебная записка проходит II этап согласования (проект договора): Ответственный юрист, Бухгалтерия, Контрактная служба, Руководитель финансово-экономического управления, руководитель юридического отдела
Ответственный юрист вносит изменения в проект договора или готовит протокол разногласий. К служебной записке добавляются файлы: скан листа согласования со снятыми замечаниями согласующих, проект договора (исправленный) или протокол разногласий
Руководитель юридического отдела проверяет работу ответственного юриста
Если пройдена проверка, то специалисту по договорной работе поступает задача Подписать у директора
После успешного подписания специалист по договорной работе передает инициатору оригиналы договора на подпись контрагенту, формирует запись в Журнале передачи
Инициатор договора формирует запись в Журнале передачи при отправке на подпись контрагенту
После возврата документов в Журнале передачи заполняется дата, оригинал договора с приложениями передается в юридический отдел для регистрации
Специалист по договорной работе заполняет дату возврата у записи в Журнале передачи при получении оригиналов от инициатора, регистрирует договор и отправляет в архив
Пошаговая инструкция
Шаг 1: Создать служебную записку на заключение договора
Шаг 2: I этап согласования – согласование необходимости заключения договора и проверка надежности контрагента. Согласующим лицам необходимо выполнить задачу для несрочного договора за 4 часа, для срочного за 2 часа.
...
После согласования по I этапу на инициатора договора поступает задача «Ознакомиться с результатом согласования».
| Информация |
|---|
Перед тем как нажать на кнопку Ознакомиться с результатом согласования важно понимать, что будет приниматься решение о закрытие процесса, потому что возобновить законченный процесс нельзя. |
Если всеми участниками согласовано без замечаний, то выполняется следующий шаг.
Если были замечания, то инициатор их устраняет. Программа ждет реакции (нажатия кнопки) инициатора, дальше процесс не идет.
| Информация |
|---|
Только после устранения замечаний продолжается процесс |
Шаг 3: На руководителя юридического отдела формируется задача «Выбрать ответственного …». Для срочного договора срок выполнения – 4 часа, для несрочного – 1 день.
...
Инициатору поступает задача на ознакомление «Назначен ответственный юрист…».
Шаг 4: Запускается II этап согласования проекта договора. Срок выполнения:
...
После согласования на II этапе инициатору поступает задача ознакомиться с результатом. Если были замечания, то инициатор может внести изменения в проект договора. Программа ждет реакции (нажатия кнопки) инициатора, дальше процесс не идет.
Шаг 5: Ответственному юристу на исполнение поступает задача «Подготовить протокол разногласий». При взятии в работу задачи нажать кнопку «Принять к исполнению».
...
Срок : для несрочного договора 3 дня, для срочного – 2 дня.
Шаг 6: Руководитель юридического отдела проверяет работу ответственного юриста. Если пройдена проверка, специалисту по договорной работе поступает задача на исполнение «Подписать у директора», отдает на подпись директору с распечатанным листом согласования.
После успешного подписания к служебной записке добавляется запись в Журнал передачи о передаче подписанных оригиналов инициатору договора.
Шаг 7:
Инициатор договора формирует запись в Журнале передачи при отправке на подпись контрагенту
Шаг 8:
После возврата документов в Журнале передачи заполняется дата возврата документов, оригинал договора с приложениями передается в контрактную службу для регистрации.
Шаг 9: Ответственный юрист указывает дату возврата в Журнале передачи при получении оригиналов от инициатора (см. шаг 8), сканирует и регистрирует договор в программе, оригинал договора отправляет в архив
...