Регламент
Инициатор договора создает в 1С: Документооборот служебную записку на заключение договора (от контрагента)
К служебной записке ОБЯЗАТЕЛЬНО добавляет следующие файлы: проект договора в формате Word, если договор не подписан, скан, если договор подписан контрагентом, техническое задание (если требуется выполнение работ), карточка предприятия (если новый контрагент), уставные документы в архиве формата zip или rar (если новый контрагент)Инициатор договора регистрирует документ и запускает процесс Исполнение служебной записки на заключение договора (Новая редакция) (без срочности, срочный)
Служебная записка проходит I этап согласования (необходимость заключения договора): непосредственный руководитель инициатора, руководитель контрактной службы, руководитель 1 уровня (заместители директора по направлениям), руководитель управления логистики, руководитель планово-экономического отдела.
...
Задача на исполнение служебной записки поступает руководителю юридического отдела для назначения ответственного юриста
Служебная записка проходит II этап согласования (проект договора): Ответственный юрист, Бухгалтерия, Контрактная служба, Руководитель финансово-экономического управления, руководитель юридического отдела
Ответственный юрист вносит изменения в проект договора или готовит протокол разногласий. К служебной записке добавляются файлы: скан листа согласования со снятыми замечаниями согласующих, проект договора (исправленный) или протокол разногласий
Руководитель юридического отдела проверяет работу ответственного юриста
Если пройдена проверка, то специалисту по договорной работе поступает задача Подписать у директора
После успешного подписания специалист по договорной работе передает инициатору оригиналы договора на подпись контрагенту, формирует запись в Журнале передачи
Инициатор договора формирует запись в Журнале передачи при отправке на подпись контрагенту
После возврата документов в Журнале передачи заполняется дата, оригинал договора с приложениями передается в юридический отдел для регистрации
Специалист по договорной работе заполняет дату возврата у записи в Журнале передачи при получении оригиналов от инициатора, регистрирует договор и отправляет в архив
Пошаговая инструкция
Шаг 1: Создать служебную записку на заключение договора
Шаг 2: I этап согласования – согласование необходимости заключения договора и проверка надежности контрагента. Согласующим лицам необходимо выполнить задачу для несрочного договора за 4 часа, для срочного за 2 часа.
...
Если были замечания, то инициатор их устраняет. Программа ждет реакции (нажатия кнопки) инициатора, дальше процесс не идет.
| Информация |
|---|
Только после устранения замечаний продолжается процесс |
Шаг 3: На руководителя юридического отдела формируется задача «Выбрать ответственного …». Для срочного договора срок выполнения – 4 часа, для несрочного – 1 день.
...
Инициатору поступает задача на ознакомление «Назначен ответственный юрист…».
Шаг 4: Запускается II этап согласования проекта договора. Срок выполнения:
...
После согласования на II этапе инициатору поступает задача ознакомиться с результатом. Если были замечания, то инициатор может внести изменения в проект договора. Программа ждет реакции (нажатия кнопки) инициатора, дальше процесс не идет.
Шаг 5: Ответственному юристу на исполнение поступает задача «Подготовить протокол разногласий». При взятии в работу задачи нажать кнопку «Принять к исполнению».
...
Срок : для несрочного договора 3 дня, для срочного – 2 дня.
Шаг 6: Руководитель юридического отдела проверяет работу ответственного юриста. Если пройдена проверка, специалисту по договорной работе поступает задача на исполнение «Подписать у директора», отдает на подпись директору с распечатанным листом согласования.
После успешного подписания к служебной записке добавляется запись в Журнал передачи о передаче подписанных оригиналов инициатору договора.
Шаг 7:
Инициатор договора формирует запись в Журнале передачи при отправке на подпись контрагенту
Шаг 8:
После возврата документов в Журнале передачи заполняется дата возврата документов, оригинал договора с приложениями передается в контрактную службу для регистрации.
Шаг 9: Ответственный юрист указывает дату возврата в Журнале передачи при получении оригиналов от инициатора (см. шаг 8), сканирует и регистрирует договор в программе, оригинал договора отправляет в архив
Связанные статьи
| Фильтр по метке (контент, отфильтрованный по метке) | ||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|