...
Инициатор договора создает в 1С: Документооборот служебную записку на заключение договора (от контрагента)
К служебной записке ОБЯЗАТЕЛЬНО добавляет следующие файлы: проект договора в формате Word, если договор не подписан, скан, если договор подписан контрагентом, техническое задание (если требуется выполнение работ), карточка предприятия (если новый контрагент), уставные документы в архиве формата zip или rar (если новый контрагент)Инициатор договора регистрирует документ и запускает процесс Исполнение служебной записки на заключение договора (Новая редакция) (без срочности, срочный)
Служебная записка проходит I этап согласования (необходимость заключения договора): непосредственный руководитель инициатора, руководитель контрактной службы, руководитель 1 уровня (заместители директоров директора по направлениям), руководитель управления логистики, руководитель финансово-экономического управления.
...
Пошаговая инструкция
Шаг 1:
“Меню” - “Главное” – “Создать” - “Внутренний документ”Зайти Меню - Главное
Нажать Создать - Внутренний документ
Выбрать из папки “Общие шаблоны” - “Служебная записки” – “Служебная Общие шаблоны - Служебная записки – Служебная записка на заключение договора (от контрагента)” – “Создать”.
Нажать Создать
Ввести данные: наименование контрагента, цель заключения, условия (период, сумма и т.д.). Если договор срочный, указать причину (почему нельзя было заранее спланировать работу с договором).
...
| Информация |
|---|
Только после устранения замечаний продолжается процесс |
Шаг 43: На заместителя директора по юридическим вопросам приходит руководителя юридического отдела формируется задача «Выбрать ответственного …». Для срочного договора срок выполнения – 4 часа, для несрочного – 1 день.Инициатору договора оригиналы документов необходимо принести заместителю директора по юридическим вопросам или руководителю юридического управления. Без документов НЕ будет назначен ответственный юрист.
Необходимо перейти в саму служебную записку, вкладка «Реквизиты» и выбрать нового ответственного. Нажать «Записать и закрыть». Задачу закрыть по кнопке «Исполнено».
Инициатору поступает задача на ознакомление «Назначен ответственный юрист…».
Шаг 54: Запускается II этап согласования проекта договора. Срок выполнения:
...
После согласования на II этапе инициатору поступает задача ознакомиться с результатом. Если были замечания, то инициатор может внести изменения в проект договора. Программа ждет реакции (нажатия кнопки) инициатора, дальше процесс не идет.
Шаг 65: Ответственному юристу на исполнение поступает задача «Подготовить протокол разногласий». При взятии в работу задачи нажать кнопку «Принять к исполнению».
...
Срок : для несрочного договора 3 дня, для срочного – 2 дня.
Шаг 7: Заместитель директора по юридическим вопросам или Начальник юридического управления проверяют 6: Руководитель юридического отдела проверяет работу ответственного юриста. Если пройдена проверка, Ответственному юристу специалисту по договорной работе поступает задача на исполнение «Подписать у директора», отдает на подпись директору с распечатанным листом согласования.
После успешного подписания к служебной записке добавляется запись в Журнал передачи о передаче подписанных оригиналов инициатору договора.
Шаг 87:
Инициатор договора формирует запись в Журнале передачи при отправке на подпись контрагенту (см. шаг 6)
Шаг 98:
После возврата документов в Журнале передачи заполняется дата возврата документов, оригинал договора с приложениями передается в контрактную службу для регистрации.
Шаг 109: Ответственный юрист указывает дату возврата в Журнале передачи при получении оригиналов от инициатора (см. шаг 8), сканирует и регистрирует договор в программе, оригинал договора отправляет в архив.
...