Порядок работы по заключению договора (проект договора предоставлен контрагентом)
Общий регламент
Инициатор договора создает в 1С: Документооборот служебную записку на заключение договора (от контрагента)
К служебной записке ОБЯЗАТЕЛЬНО добавляет следующие файлы:
...
проект договора в формате Word, если договор не подписан, скан, если договор подписан контрагентом, техническое задание (если требуется выполнение работ), карточка предприятия (если новый контрагент), уставные документы в архиве формата zip или rar (если новый контрагент)
...
Инициатор договора регистрирует документ и запускает процесс Исполнение служебной записки на заключение договора (Новая редакция) (без срочности, срочный)
...
Служебная записка проходит I этап согласования (необходимость заключения договора): непосредственный руководитель инициатора, руководитель контрактной службы
...
, руководитель 1 уровня (заместители директоров по направлениям), руководитель
...
управления логистики, руководитель финансово-экономического управления.
| Информация |
|---|
После согласования по |
...
I этапу оригиналы документов необходимо принести заместителю директора по юридическим вопросам или руководителю юридического управления. Без документов НЕ будет назначен ответственный юрист |
...
...
Задача на исполнение служебной записки поступает руководителю юридического отдела для назначения ответственного юриста
...
Служебная записка проходит
...
II этап согласования (проект договора): Ответственный юрист, Бухгалтерия, Контрактная служба
...
, руководитель юридического отдела
Ответственный юрист вносит изменения в проект договора или готовит протокол разногласий. К служебной записке добавляются файлы: скан листа согласования со снятыми замечаниями согласующих, проект договора (исправленный) или протокол разногласий
...
Руководитель юридического отдела проверяет работу ответственного юриста
...
Если пройдена проверка,
...
то специалисту по договорной работе поступает задача
...
Подписать у
...
директора
После успешного подписания
...
специалист по договорной работе передает инициатору оригиналы договора на подпись контрагенту, формирует запись в Журнале передачи
...
Инициатор договора формирует запись в Журнале передачи при отправке на подпись контрагенту
...
После возврата документов в Журнале передачи
...
заполняется дата, оригинал договора с приложениями передается в юридический отдел для регистрации
...
Специалист по договорной работе заполняет дату возврата у записи в Журнале передачи при получении оригиналов от инициатора, регистрирует договор и отправляет в архив
...
Пошаговая инструкция
Шаг 1:
“Меню” - “Главное” – “Создать” - “Внутренний документ”
Выбрать из папки “Общие шаблоны” - “Служебная записки” – “Служебная записка на заключение договора (от контрагента)” – “Создать”.
Ввести данные: наименование контрагента, цель заключения, условия (период, сумма и т.д.). Если договор срочный, указать причину (почему нельзя было заранее спланировать работу с договором).
...
Если были замечания, то инициатор их устраняет. Программа ждет реакции (нажатия кнопки) инициатора, дальше процесс не идет.Шаг 3:
| Информация |
|---|
Только после устранения замечаний |
...
продолжается процесс |
Шаг 4: На заместителя директора по юридическим вопросам приходит задача «Выбрать ответственного …». Для срочного договора срок выполнения – 4 часа, для несрочного – 1 день.
...
После возврата документов в Журнале передачи
проставляется заполняется дата возврата документов, оригинал договора с приложениями передается
в юридический отдел контрактную службу для регистрации.
Шаг 10: Ответственный юрист проставляет указывает дату возврата в Журнале передачи при получении оригиналов от инициатора (см. шаг 8), сканирует и регистрирует договор в программе, оригинал договора отправляет в архив.
...